Ümit ÜNKER
TEDi Eğitim Ve Danışmanlık
Kurucu – Genel Müdür
Eğitmen Ve Yazar
Zaman; insanlara eşit olarak verilen, ancak değeri ancak yaşandığında hissedilen tek kaynaktır. Elle tutulamayan, depolanamayan, satın alınamayan ve yenilemeyen bu kaynak, hayatımızın en önemli unsurlarından biridir. Zamanı geriye alamadığımız gibi ileriye de taşıyamayız; elimizde sadece “an” vardır. Ancak çoğumuz, bu anı yeterince değerlendirip yaşamakta zorlanıyoruz. Zamanı etkili ve verimli bir şekilde planlayarak düzenleme fırsatımız var; fakat hayatımızdaki bir saatin gerçek değerini hiç düşündünüz mü?
Neden Zaman Yönetimi Yapılmalıdır?
- Verimsizliği ortadan kaldırmak
- Belirlenen hedeflere ulaşmak
- Kariyer gelişimini sağlamak
- Görevlerin gerekliliklerini yerine getirebilmek için zaman yönetimi şarttır.
Neden Zamanı Etkin Biçimde Kullanamayız?
- Zamanı etkin kullanamadığımızın farkında değilizdir.
- Okunması gereken çok sayıda yazı, evrak, kitap ve makale bulunmaktadır.
- İşimizi daha hızlı ve doğru yapmak için gerekli bilgiye sahip değilizdir.
- Kurum içinde sürekli olarak çeşitli sebeplerle krizler ortaya çıkmaktadır.
- İş dağılımı ve iş gücü organizasyonunu doğru bir şekilde planlayamıyoruzdur.
- Hedeflerimiz net değildir.
- Yetki devri yapamıyoruzdur.
- İşleri ağırdan alma eğilimindeyizdir.
- Etrafımız, ofisimiz dağınık bir durumdadır.
- Vaktimizi alan çok sayıda misafirimiz bulunmaktadır.
Ortalama bir insan ömrü, yaklaşık iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi araştırmalara göre, bir insan toplam iş gücü potansiyelinin ancak %30 ile %40’ını kullanabilmektedir.
Peki, Geriye Kalan %60 Nereye Gidiyor?
- Netleşmemiş hedefler,
- Planlamada yapılan hatalar,
- Plansızlık,
- Önceliklere gereken önemi verememe,
- Sürekli erteleme,
- Öze inememe,
- Detaylarla fazla uğraşma.
Fark, 24 Saatin Kullanım Şeklinde Gizlidir
İnsanlar genel olarak 24 saatini nasıl harcar? İşte bir örnek;
- Uyku: 8 saat
- Temizlik: 1 saat
- Yemek: 3 saat
- Seyahat: 2 saat
- Çalışma: 8 saat
TOPLAM: 22 saat
Kalan Zaman: 2 saat
1 gün içinde 24 saatin dağılımı;
Boş durup bir iş yapmaya çalışsanız bile, o anda daha önemli bir işiniz varsa zamanınızı boşa harcıyorsunuz demektir.
Zamanı Planlama Boyutu
Hayatta hiçbir zaman planladıklarınız tam anlamıyla gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma sürelerinin %60’ını planlamak gerekir. Zamanın %100’ünü tahmin edilemeyen durumlar nedeniyle planlayamayız.
Zamanı 3 Noktada Değerlendirmeliyiz
- Planlanmış işler için %60
- Planlanmamış, aniden çıkan işler için %20
- Sosyal faaliyetler ve özel durumlar için %20
Kendimizi sıkça “Vaktim yok, yetiştiremiyorum, az zaman kaldı yapamayacağım, çok geç kaldım” gibi cümleler kurarken buluyoruz. Dikkat edin, gün içerisinde bizi sıkıntıya sokan konuların %90’ı zaman problemi ile ilgilidir. Suçlu ise zaman değil, biziz.
Haftalık Zaman Analizi
Haftada 168 saat var; bir hafta içerisinde gerçekleştirdiğiniz etkinlikleri alt alta sıralayın (uyku, yemek, iş hayatı, TV izlemek, yemek yapmak, ev işleri, ders çalışmak, spor vb.). Şimdi her bir etkinlik için haftada kaç saat harcadığınızı yazın.
- Hangi faaliyetlere en çok zaman harcadınız?
- En az zaman harcadığınız faaliyetler nelerdi?
- Hangi faaliyetlere daha fazla zaman ayırmak istersiniz?
- Zamanınızı harcama şeklinizden memnun musunuz?
- Ne gibi değişiklikler yapmak istersiniz?
Kağıdınızda gördüğünüz sizin zaman yönetiminizdir. Eğer listeniz beklediğiniz gibi değilse, bunun sebebine biz “Zaman Tuzakları” diyoruz. Enerjimizi emen unsurlar işte budur. Peki, bu tuzaklar neler? Gelin birlikte inceleyelim:
- Acelecilik ve kararsızlık.
- Telefonun kötü kullanımı.
- Ayrıntılarla uğraşma.
- Planlanmamış ve ani işler.
- Öncelikleri belirlememek.
- Belirsiz hedefler.
- Dağınık yaşam alanı.
- Yarım bırakılan işler.
- Hayır diyememek.
- Aşırı iletişim.
- Verimsiz ve gereksiz toplantılar.
- Yetersiz ve yeteneksiz personel.
Zaman Çeşitleri Nelerdir?
4 temel zaman çeşidi vardır; bunlar objektif, subjektif, biyolojik ve yönetsel zamandır. Şimdi bunları daha detaylı inceleyelim:
- Gerçek Zaman: Objektif zaman olarak da adlandırılır. Saatin gösterdiği zamandır ve bazı fiziksel olaylarla izlenebilir.
- Psikolojik Zaman: Subjektif zaman, hissedilen zamandır. Bir olayda geçen süreyi kısa ya da uzun hissetmemize dayanır.
- Biyolojik Zaman: Biyolojik saat, alışkanlıklara göre kurulur. Uyanmak için kurduğumuz saatin alarmı çalmadan önce uyanmamız buna örnektir.
- Yönetsel Zaman: Birden fazla insanı bir araya getirebilecek niteliklere sahip bir amaca ulaşmak için yapılan planlama ve yönetim faaliyetleridir.
Etkin Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi yaparken aşağıdaki Matrisi kullanmanızı öneririm; bu matris, önceliklerinizin durumunu belirlemenize yardımcı olacak en etkili yöntemlerden biridir. Burada önemli işleriniz için soracağınız sorular şunlardır:
- Zamanınızı nasıl geçirdiğinize dair ayrıntılı bir günlük tutun.
- Önceliklerinizi belirleyin.
- Ziyaretleri düzenleyin.
- Çalışma sisteminize uygun etkili bir masa düzeni oluşturun.
- Gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin.
- Hayır demeyi öğrenin.
- Zor ve sevimsiz işleri öncelikle tamamlayın.
- Mükemmeliyetçilikten kaçının.
- Yorucu işleri sabah saatlerinde yapın.
- İş yaparken konsantre olun.
- İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın.
- Mutlaka kendinize zaman ayırın ve formda kalmak için tatil yapın.
Zaman Yönetimi Matrisi
Zaman Yönetimi yaparken aşağıdaki Matrisi kullanmanızı tavsiye ederim; bu matris, önceliklerinizin durumunu belirleyen en etkili yöntemlerden biridir. Önemli işleriniz için soracağınız sorular:
- Ne kadar acil?
- Hemen yapmak mı gerekir? Yoksa ne zaman yapacağınıza karar verebilir bir durumda mısınız?
Acil bir konu, aciliyetine rağmen çok önemli değilse, bu konuyu bir başkasına delege edebilirsiniz. Böylelikle zamanınızı daha etkili kullanabilirsiniz. Acil olmayan ve önemli olmayan işleri de göz ardı edebilmelisiniz; yani Hayır demeyi bilmelisiniz.
